در این چک لیست آموزش برگزاری رویداد به 30 مرحله مهم اشاره می کنیم.
رعایت این موارد برای برگزاری هر نوع رویدادی، اعم از مراسم ، کنفرانس، نمایشگاه هنری و… ضروری است.
شما می توانید یک رویداد کارگاه یا همایش و جشنواره را با استفاده از سایت ما برگزار کنید.
چک لیست:
چشم انداز داشته باشید.
از خودتان بپرسید می خواهید با برگزاری رویداد به چه هدفی برسید و به دنبال همان هدف باشید و آموزش ببینید.
طرح و برنامه بنویسید.
در این مرحله لازم نیست برنامه تان تمامی جزئیات را شامل بشود.
اما اینکه از قالب رویداد و نحوه برگزاری آن تصور مشخصی داشته باشید در جلسات توجیهی به کمکتان می آید.
یک مؤسسه برگزاری رویداد انتخاب کنید
سامانه هایی مانند Hisubmit سلام ثبت نام! می توانند شما را کمک کنند.
مؤسسه های برگزاری رویداد کمک می کنند رویدادتان به نحو احسن برگزار شود.
توجیه کردن آنها در این مرحله به آنها کمک می کند تا قبل از اینکه دست به هر کار دیگری بزنید، پیشنهادات لازم در راستای رسیدن به نتیجه دلخواه را با شما در میان بگذارند.
رویداد خود را درست زمان بندی کنید.
بررسی کنید که تاریخ انتخاب شده برای رویدادتان به تاریخ مراسم اهدای جوایز، نمایشگاه ها یا کنفرانس های رقبا نزدیک نباشد تا از آمدن میهمانان مطمئن باشید.
برای رویداد خود بودجه تعیین کنید.
اینکه از ابتدای کار حدوداً بدانید چقدر برای رویداد خود بودجه دارید باعث می شود سرویس دهندگان خدمات خود را متناسب با بودجه شما ارائه دهند و در پایان کار با صورتحساب های هنگفت مواجه نشوید.
خدمات مورد نیاز خود را رزرو کنید.
انجام این کار در مراحل اولیه نه تنها باعث آرامش خاطرتان خواهد شد، بلکه تضمین می کند که برای رویداد خود از بهترین تجهیزات و نیروی انسانی مورد نیاز بهره مند شوید.
محل برگزاری
متناسب با سبک رویداد خود مکان مناسب را انتخاب کنید.
تیم آموزش دیده Hisubmit با مکان های زیادی همکاری دارد و می تواند امکان برگزاری رویداد شما را در اکثر مکان های برگزاری رویداد فراهم کند.
در نظر داشته باشید همکاری با مؤسسه های برگزاری رویداد از ابتدای کار، شانس شما در رزرو مکان مناسب را افزایش می دهد.
ظرفیت مکان را در نظر داشته باشید.
ببینید مکان مورد نظر شما برای تمام مدعوین جا دارد؟
همچنین، اگر فهرست میهمانان کوتاه و مختصر است نباید مکانی را انتخاب کنید که مدعوین در آن احساس گم شدن داشته باشند.
یکی دیگر از مزایای همکاری با یک مؤسسه برگزاری رویداد حرفه ای این است که آنها می توانند به افزایش بهره برداری از فضای موجود به شما کنند.
موقعیت مکانی محل برگزاری رویداد را در نظر داشته باشید.
آیا مدعوین شما می توانند به راحتی به مکان برگزاری رویدادتان دسترسی پیدا کنند؟
بررسی کنید که اکثریت شرکت کنندگان از کجا برای شرکت در رویدادتان مراجعه می کنند
و مطمئن شوید که وسایل حمل و نقل عمومی در دسترس باشد.
درباره محل اقامت میهمانان تحقیق کنید.
اگر شرکت کنندگان از فواصل دور می آیند، ببینید آیا فضای کافی برای اقامت آنها در نقاط نزدیک محل برگزاری رویداد وجود دارد؟
اگر بتوانید حضور تعداد مشخصی میهمان را تضمین کنید، ممکن است هتل های محلی نرخ های مناسبی را برای میهمانان شما در نظر بگیرند.
حق دسترسی به مکان برگزاری رویداد را بررسی کنید.
اگر مکانی که برای رویداد شبانه خود رزرو کرده اید در طول روز برای کار دیگری مورد استفاده قرار می گیرد
(مانند موزه ها یا گالری های هنری) ممکن است تا قبل از اتمام ساعت کاری آنها حق استفاده از آن مکان را نداشته باشید.
خلاقیت
خارج از چهارچوب فکر کنید
اگر با افراد مناسب و آموزش دیده کار کنید می توانید به راحتی در برگزاری رویداد خود خلاقیت به خرج دهید.
این کار باعث می شود رویداد شما از سایر رویدادهای مشابه متمایز شود.
از امکان نمایش آنلاین و همزمان رویداد بهره بگیرید.
اگر تعداد زیادی از شرکت کنندگان بالقوه نمی توانند در خود رویداد حضور داشته باشند، می توانید از طریق نمایش آنلاین و همزمان رویداد امکان حضور آنها را فراهم کنید.
صحنه پردازی را جدی بگیرید.
درباره قالب رویداد با مؤسسه برگزاری رویداد صحبت کنید تا مشخص شود به چه نوع پلتفرم، محل نشستن و ابزار صحنه ای نیاز دارید.
Hisubmit راه حل ها و امکانات خلاقانه ای را در اختیار شما می گذارد که می توانید به کمک آنها شرکت کنندگان رویداد خود را شگفتزد کنید.
صدا را در نظر بگیرید.
مکانی که انتخاب کرده اید از چه نوع عایق صدایی برخوردار است؟
نوع مکان و قالب رویداد مشخص می کنند که به چه نوع میکروفن هایی نیاز دارید.
برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید با Hisubmit تماس بگیرید.
نورپردازی را در ذهن داشته باشید.
نورپردازی یکی از آسانترین روش ها برای ایجاد جوّ موردنظر رویداد های شماست پس باید همیشه آن را در نظر داشته باشید.
موسیقی مناسب انتخاب کنید.
موسیقی هم مانند نورپردازی یکی از راه های مؤثر فضاسازی رویداد ها به شمار می رود.
انتخاب با دقت موسیقی می تواند فضای مناسب برای معرفی سخنرانان را ایجاد کند یا به آرامش و استراحت میهمانان در بین جلسات کمک کند.
در طراحی فضاهای استراحت خلاقیت به خرج دهید.
اکثر کنفرانس ها چنین فضایی را برای میهمانان خود در نظر می گیرند و بهتر است شما نیز از چنین فضاهایی غافل نشوید.
تکنولوژی
جدیدترین تکنولوژی های مرتبط با رویدادها را بررسی کنید.
با بررسی و آگاه شدن از جدیدترین تکنولوژی های برگزاری رویداد می توانید از آنها برای بهبود کیفیت رویدادتان استفاه کنید.
به عنوان مثال ببینید آیا اپلیکیشن های برگزاری رویداد جدید می توانند به افزایش آگاهی و جلب توجه میهمانان کمک کنند؟
یا پرده های نمایش 4k می توانند به ارائه های شما جان دهند؟
عکاسی و فیلمبرداری را در نظر داشته باشید.
بهتر است رویداد را برای حاضرین و غایبین ضبط کنید، پس برای رویداد خود عکاسان و فیلمبرداران حرفه ای استخدام کنید.
همچنین مطمئن شوید پس زمینه های مناسب برای ثبت عکس ها و ویدئوهای با کیفیت در اختیارشان قرار بگیرد.
به تیم برگزاری رویداد فضا بدهید.
بعد از برگزاری جلسه توجیهی با مؤسسه برگزاری رویداد مورد نظر خود و رزرو امکانات مورد نیاز، به آنها فضا بدهید تا بتوانند با استفاده از خلاقیت خود رویداد رؤیایی مورد نظر شما را طراحی کنند.
با تیم برگزاری رویداد در ارتباط باشید.
در عین اینکه بد نیست کمی به تیم برگزاری رویداد فضا بدهید، بایستی دائماً با آنها در ارتباط باشید.
این کار کمک می کند تا مطمئن شوید تمامی افراد در مورد مسائل مختلف با هم اتفاق نظر دارند و سوءتفاهمی ایجاد نشده است.
کار تیمی
مراقب یکدیگر باشید.
روزهای پیش از رویداد می توانند پر استرس باشند، پس دائماً در جریان وضعیت همکارانی که تحت فشار هستند قرار بگیرید و در صورت نیاز به آنها پیشنهاد کمک کنید.
به فکر محیط زیست باشید.
آیا رویدادی که برای آن برنامه ریزی کرده اید برای محیط زیست مفید است؟
سعی کنید از اقلامی استفاده کنید که قابلیت استفاده مجدد یا بازیافت را داشته باشند تا تولید زباله را به حداقل برسانید.
پذیرایی را در نظر داشته باشید.
آیا قرار است میهمانان در رویداد شما پذیرایی شوند؟
در اینصورت نحوه پذیرایی متناسب با فضای رویداد خود را مشخص کنید.
برنامه ریزی
زمان تمرین را در نظر داشته باشید.
به قول معروف «کار نیکو از پر کردن است»،
پس سعی کنید قبل از برگزاری رویداد هر بخشی از آن را که امکان دارد به شکل تمرینی برگزار کنید تا مشکلات احتمالی را شناسایی و برطرف کنید.
برای رویداد خود برنامه زمانی مشخص کنید.
برنامه زمانی کمک می کند تا مشخصاً بدانید سخنرانی ها، ارائه ها و اهدای جوایز چقدر زمان می برند.
بنابراین در میان گذاشتن زمانبندی رویداد با تیم برگزاری باعث می شود بهتر در جریان امور قرار بگیرند تا بتوانند از پیش رفتن کارها طبق برنامه مطمئن شوند. همچنین می توانید با استفاده از اپلیکیشن های برگزاری رویداد برنامه زمانی رویداد را به طور مختصر با میهمانان نیز در میان بگذارید.
مشخص کنید که هر کسی دقیقاً باید کجا حضور داشته باشد.
برنامه های لازم و آموزش را در اختیار تیم برگزاری رویداد قرار دهید
و مطمئن شوید بروشور مشخص کننده علایم و محل نشستن میهمانان در زمان برگزاری رویداد به دست تمامی میهمانان برسد.
برای این کار می توانید از اپلیکیشن های برگزاری رویداد نیز استفاده کنید.
تیم خود را فراموش نکنید.
درست است میهمانان از اهمیت ویژه ای برخوردارند،
اما برگزار کنندگان رویداد نیز نباید فراموش شوند چرا که وجود آنها برای برگزاری یک رویداد موفق حیاتی است.
مطمئن شوید اعضای تیم در جریان برنامه ها قرار داشته باشند و غذا خورده و استراحت کرده باشند
تا از انرژی لازم برای برگزاری یک رویداد موفق برخوردار باشند.
به خاطر داشته باشید که اگر از مؤسسه برگزاری رویداد حرفه ای و با تجربه ای کمک بگیرید، می توانید هر نوع رویدادی را به بهترین شکل ممکن برگزار کنید.
منبع: وب سایت مؤسسه اکلیپس
